“今天你OA了吗？”，“最近挺忙的，今天就OA了好几个了！”，这可不是校园内的暗号，密语，随着该校办公自动化系统的启用，这样一段简单的对话在近段时间内已经成为老师们见面的第一问候语了，而这几句简单的对话也正是该校办公自动化系统启用以来的一个掠影。
办公自动化是英语Office Automation的简称OA，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。随着新知识经济时代的到来，我国教育信息化建设开始朝标准化、规范化的方向发展，对于在原有基础上加强高校管理、提高教育教学水平、人才培养质量和办公效率等提出了更高的要求。今年五月，经过校办公室前期一个多月的筹备、调试，该校OA办公自动化系统正式启用。该系统彻底改变了学校的办公模式，从文件收发、呈报审批、文件管理、档案管理、报表传递到会议通知、资料传达等均采用电子起草，传阅审批、会签、归档等电子化流转方式，提高了办公效率，降低了行政运行成本。
两个月的时间过去了，如今，该校的办公自动化系统运行如何呢？记者就此展开了深入的调查。采访中，记者发现，相对比传统的办公方式，办公自动化系统优势明显。
一位长期工作在行政管理岗位的老师表示，OA系统最大的优势是极大地提高了工作效率。因为，办公室自动化系统对各项工作任务完结有明确时间要求，可有效提高部门运转、完成各项工作的效率，对及时有效完成各项工作起到很好督促作用；同时，办公自动化系统有强大的后台功能，能实现信息发送、资料传达的简单高效，在节约纸张的同时更节约了大量时间。另一位从事行政管理工作的年轻老师告诉记者，OA系统在文件呈报审批、收发等方面是直接将电子文件传送给相关人员，依照办事顺序依次执行，并可以通过流程跟踪随时监控文件流向，对文件进行催办。这样既规范了公文流转、申报审批的处理方式，又减少了中间环节人为的失误，进而保证文件不积压、不拖延，消除不必要的流程和环节，避免重复劳动，极大的提高了工作效率。同时，对比传统办公方式，有时工作任务由部门领导口头布置，工作一忙，难免出现遗漏，造成不良影响，而OA系统可以更加清晰直观的显示个人工作任务，包括待办工作、在办工作、已办工作，可有效的防止工作遗漏等问题出现，减少工作失误，确保各项工作正常运行。在一位后勤管理人员的印象中，OA系统使办公流程清晰、规范、可控，可以保留流程，有据可查，杜绝推诿和扯皮现象，清晰每个人的责任和计划、目标、任务，工作透明化，实现自我促进完成等等。
在采访过程中，老师们也根据实际使用情况，也对办公自动化系统提出了一些很好的改进意见，如系统功能的进一步细化，工作评判的人性化等方面。
值得肯定的是，办公自动化系统的推广使用是该校管理工作中的一件大事，是推进该校教育信息化建设的一个重要组成，也是促进学校管理工作规范化、精细化和科学化的有效手段。学校党委和行政高度重视办公自动化系统的推广和使用工作，明确了办公自动化系统的推广和使用工作是一把手工程，由校长牵头负总责，学校办公室负责日常工作。启用办公自动化系统，实现现代化的计算机网络通信技术与传统的管理行为相结合的管理模式，对提高学校管理的规范化、精细化和科学化水平有着重要意义，将会进一步推动该校规范化和精细化管理迈上新的台阶。
